Этапы внедрения Архивного дела
Внедрение современной системы хранения электронных документов «Архивное дело» компании ЭОС – это структурированный процесс, который мы разделили на ключевые этапы. Каждый шаг направлен на создание эффективной, безопасной и соответствующей законодательству электронной среды для работы с документами в вашей организации.
Этап 1. Аудит и инвентаризация документооборота
Что делаем: Проводим обследование текущей системы хранения и документооборота, выявляем виды документов и их жизненный цикл.
Основные мероприятия:
- Анкетирование и интервью с сотрудниками;
- Составление реестра видов документов (бумажные/электронные, сроки хранения, требования к ЭП);
- Определение процессов создания, согласования и архивации.
Результат: Полная картина документооборота организации, выявление «узких мест» и формирование требований к электронному архиву документов.
Этап 2. Разработка нормативной базы
Что делаем: Создаем пакет внутренних документов, регламентирующих работу с электронными документами и электронным архивом документов организации.
Основные мероприятия:
- Разработка Положения об электронном документообороте;
- Создание регламентов по использованию электронной подписи (простой и усиленной);
- Формирование перечня документов, которые будут вестись только в электронном виде;
- Разработка номенклатуры дел и политик архивного хранения документов.
Результат: Полный комплект локальных нормативных актов, обеспечивающих юридическую силу электронных документов, находящихся в
архиве.
Этап 3. Организация архивной инфраструктуры
Что делаем: Создаем структуру для системного хранения электронных документов.
Основные мероприятия:
- Формирование экспертной комиссии для определения сроков хранения;
- Разработка Положения об архиве (включая электронный архив);
- Создание должностных инструкций для специалистов по работе с электронным архивом и организации хранения архивных документов;
- Определение требований к технической инфраструктуре.
Результат: Готовая организационная и нормативная основа для электронного архива.
Этап 4. Настройка и адаптация системы
Что делаем: Настраиваем систему «Архивное дело» под специфику организации и интегрируем с существующими системами.
Основные мероприятия:
- Создание архива электронных документов;
- Заведение видов документов, маршрутов согласования и прав доступа;
- Настройка электронной подписи и шифрования;
- Интеграция с учетными системами (1С, CRM и др.);
- Организация миграции исторических документов (при необходимости).
Результат: Полностью настроенная система, готовая к опытной эксплуатации.
Этап 5. Обучение и пилотное внедрение
Что делаем: Готовим сотрудников к работе с электронным архивом документов и тестируем процессы в реальных условиях.
Основные мероприятия:
- Обучение администраторов и ключевых пользователей;
- Проведение пилотного проекта в одном из подразделений;
- Сбор обратной связи и корректировка процессов хранения документов;
- Разработка инструкций и регламентов для пользователей «Архивное дело».
Результат: Обученная команда и отлаженные процессы перед полным запуском.
Этап 6. Полномасштабный запуск и сопровождение
Что делаем: Запускаем систему во всей организации и обеспечиваем её устойчивую работу.
Основные мероприятия:
- Поэтапное подключение всех подразделений;
- Мониторинг использования архива документов;
- Техническая и методическая поддержка;
- Регулярный анализ эффективности архивного хранения документов и планирование развития и оптимизации процессов.
Результат: Стабильно работающая система управления электронными документами, соответствующая требованиям законодательства и бизнес-процессам компании.
— Бесплатные Сайты и CRM.